当前,项目是企业管理最基础的单元,是发展之本,管理之基,效益之源,项目管理是我们的基本功。项目是企业发展的基础,项目管理是企业管理工作的重中之重,提升项目管理水平是企业高质量发展的需要。产品研发能力提升可以使企业获取和维持市场核心竞争力,不过提升过程较难,需要长期积累,但是达到一定高度后可以为公司构建坚固的壁垒。项目复盘就是一个提高项目管理能力的有效途径,通过总结项目管理经验,分析研 究对策,分享项目成果,从而提升项目管理能力,也为企业高质量发展提供了有力保障。
Andawell 随着整体业务的拓展,研发项目数量持续增加,涉及到各类专业,而且服务对象也都不一样,涉及到防务领域、民用航空等等。多年前, 由于很多项目都是刚开始做,公司在商机转换、质量成本和产品研发周期等几个方面在行业中不具备竞争优势。
为了有效改善这种情况,公司引入了华为 IPD 项目管理理念与方法,有效提升了整体系统管理能力,但由于整体项目团队管理经验及项目稳定性上 的不足,流程的执行和落地效果参差不齐,不能有效发挥 IPD 管理理念的作用。而项目复盘的执行, 则可以通过成功失败案例分析,有效总结项目管理经验,形成典型案例集,做到快速传承和共享,全 面提升整体团队的项目管理能力。
一、研发项目复盘的定义
项目复盘,就是对项目实施过程的回顾,从中总结经验教训,找出规律,提升自己,同时为今后的项目实施提供管理执行的参考依据。联想创始人柳传志曾说:“所谓复盘,就是一件事情做完了以后,做成功了,或者没做成功,尤其是没做成功的,坐下来把当时的这个事情,我们预先怎么定的、中间出了什么问题、为什么做不到,把这个要理一遍, 理一遍以后,下此再做的时候,自然这次的经验教训就吸收了。”
二、研发项目复盘的作用
从企业方面来讲,实施的项目各有不同,但项目之间存在共性,项目复盘可以为今后的项目实施提供宝贵经验,能少走弯路,能有效提高项目成本管控和经济效益;从项目管理团队方面来讲,复盘能提升团队协作能力,分工合理;从项目管理人员方面来讲,复盘是一种非常贴合实际工作的学习,能快速积累有用经验,加快成长速度。具体来说,项目复盘有以下的作用:
其一,总结项目实施过程中的经验教训。项目实施过程的错误教训和优秀经验,都是企业重要的“无形资产”,尤其是目前项目管理人员不断变动的情况下,如何保留住这些“无形资产”显得尤其重要。通过项目复盘,知道“坑”或者“陷阱” 在哪里,避免在同一个地方犯同样的错误。通过复盘可以总结经验,找出规律,强化强项,优化弱项,做到快速传承和共享,提升项目管理水平。
例如民技公司的座椅产品:在市场价格定位方
面,前期调研不够充分,同时存在市场同款产品竞争,研发项目预算追加等因素,经盈亏平衡分析后短期内无法获得收益,导致项目终止。在技术设计方面,为降低产品重量,首次使用复合材料椅背,该技术经验还没有完全掌握,在鉴定试验方面存在一定问题;在工业设计方面,座椅的造型设计还缺乏市场竞争力。
经验总结:1、对于无明确客户需求产品,前期市场调研的充分性,是项目成功与否的关键条件,包括市场价格以及具体功能需求,因此 TR1 需求评审、立项评审必须要重点把关,客户需求逐条分析。2、产品研发与技术开发要分离,如先掌握复合材料的相关技术,然后再应用于产品设计,节约项目试验成本与周期成本。3、研发人员往往更加注重功能的实现,却忽略的产品美观性设计,但美观性也是客户的重点需求之一,所以技术人员工业设计能力也需不断提升。
其二,企业业务部门和项目团队之间、项目团队内部成员之间能建立更有效的沟通机制,并优化管理机制和项目流程,使项目实施更快捷、更有效。Andawell 公司引入 IPD 理念和方法,其中强调成立跨部门团队负责产品开发的决策、规划和实施,依据跨部门流程,通过协同的方式来开展工作,确保沟通、协调和决策的高效。而在项目复盘过程中,业务部门和项目团队都能充分反馈各自的真实想法和期待改进的情况,从而生成有效的改进办法,使项目经理及相应职能部门管理者的领导力和经验得到全面提升,为后续的项目管理打下更坚实的基础。
其三,总结规律,建立和优化流程。因为公司业务发展变化,已有的制度和流程也需要快速更新、 不断修改完善。在项目复盘过程中可以对现有流程执行的不合理性进行全方位验证,快速总结出经验,固化形成相应的制度、流程和规范,持续更新、改善。例如,民航事业部对民技公司交付的产品及历史研发过程质量问题进行复盘后发现,是由于评审阶段不细致造成的问题,针对评审问题,民航事业部建立了项目评审指南及技术文件编写指南,细化评审要素,使评审逐步细化,达到预期效果。
三、项目复盘的步骤
那么如何做好项目复盘呢?
Andawell 在日常管理工作中,一直强调PDCA 的管理理念,以追求管理效果的最大化。而PDCA 闭环管理也是项目复盘的方法之一,在项目复盘中,P 和 D 两个环节是项目的执行本身。实际复盘工作从 C 开始,然后进入到 A。基于 PDCA 的项目复盘管理步骤如下:
步骤一:回顾目标。
基于 IPD 管理流程,产品研发项目在立项的时候,需要制定各项目标,如项目研发周期、质量、预算、研发目标等等。需要审核目标设定是否合理,当初基于什么情况下设定目标。
步骤二:对比结果。
根据实际完成的情况和目标进行对比。项目预期风险是不是发生了,应对措施是不是有效;是否发生了意外事项,为什么发生,对项目整体的影响;
图1 IPD流程中的复盘
找出做得好或者未达到预期的方面。
步骤三:寻找差距的原因并制定改进计划。根据对比结果,如果有差距的地方,要分析形成差距的原因。如果有做得好的,超出目标的,也需要分析其中的原因。我们可以通过鱼骨图分析法,从人、机、料、法、环、测等因素全面查找原因,每个因素连续多次分析,直到找出根本原因。分析了原因之后,要找到对应的解决方案和改进措施,并对要改进的措施制定改进计划,明确责任人及完成时间。
步骤四:成果固化,为后续项目管理提供支持。针对问题制定或改进措施,为以后项目实施出现类似问题提供经验依据,有部分原因可能需要系统的改进和完善方法,在复盘现场无法立即得到解决方案的,可以作为一个专题报告,事后重新评估商讨细致的解决措施。每次复盘都把前期复盘的问题拿出来重新复盘,检查问题是否依然存在,对应的解决措施是否可行有效。
基于IPD管理理念,将研发过程分为6个阶段,分别是:概念阶段、计划阶段、开发阶段、验证阶段、发布阶段、生命周期阶段,不是每个阶段都适合做复盘,过于频繁做复盘一方面时间成本高,时间太短,复盘也说明不了太多问题。如果时间太长,容易遗漏一些重要的问题,另外也会使得改进太慢。
项目级的复盘一般会定在开发完成到启动验证时做一次复盘,主要是涉及技术复盘(硬件设计、软件设计、结构设计及测试验证等),采购复盘,财务复盘等维度。需要总结这个阶段工作中的不足,比如在研发采购时,就需要对研发样品零备件供应商的能力进行评估和审核,而不能在开发完了再评估供应商的资质,影响项目进度。第二次复盘一般会定在发布结束后进入到生命周期的时候。主要是对整体项目的一次完整复盘,总结固化管理流程, 比如整个项目执行过程中的流程复合性问题,是不是都到位,现有流程有没有阻碍项目得执行,如果有,需要对相应流程进行优化调整,复盘的时机如图 1 所示:
四、结束语
《论语·学而》 曾子曰:“吾日三省吾身。” 项目复盘,是一个具有持续性、连贯性的过程,比对、总结、改进、提升、迭代,不断循环。对于技术管理部和各项目团队应将项目复盘工作融入到日常的项目管理过程中去,整理统计项目 6 个研发阶段的各类问题及过程中的解决措施,在项目复盘的时候,通过分析总结成功失败的案例,不断优化Andawell 公司的技术管理体系,积累项目过程管理的经验并快速传承和共享,持续促进项目经理及相关职能部门管理人员的领导水平提升,从而持续提高公司整体项目管理水平。