监:督察、监督。其古字形描绘的是一个人俯身低头面对盛水的器皿,本义是以水为镜照视自己。这种照视是由上往下看,于是引申出自上视下的意思。
察:仔细看,调查研究、细致深刻地观看。明察秋毫,喻为人精明,任何小问题都看得清楚,这是一种深入的态度和苛刻的标准。
因此,“监察”就是监督调查,而这种监督调查要求更贴近调查对象本身,要求更深入、更细致,需要加入更多的思考。“监察”更是一种态度,同时也明确了Andawell 要为产品质量保驾护航的决心。
二、Andawell 监察管理的背景
管理者们普遍认可这样一句话作为企业管理的基础,即“制度管人、流程管事”。也就是说,在同一种制度约束下,按照统一的流程标准去做,就是现代管理的基本要义。
然而,有了制度流程但不去遵守,规矩形同虚设;而不切合实际的、不完善的制度与流程,甚至会给企业的生存及发展带来负面影响。
如果说建章建制使管理得以立足,那么想要制度长久的执行、落实下去,则需要持续的监督检查。这也是Andawell 走向卓越目标的重要一环,也是公司总体管理 PDCA 戴明环的“C”,是达成卓越目标的关键管理工作。
在公司手册流程的执行过程中,尽管进行了全员范围的手册培训,但由于各项流程的不断细化、完善,仍存在员工执行偏差甚至未按新流程执行的现象。此种现象根本原因在于“人”,一是人员的岗位变动或流动,即新员工对老岗位、老员工对新岗位流程不熟悉,导致执行偏差,二是现有人员对流程变化的内容未掌握全面,导致执行偏差。即使再训练有素的人员,也无法保证让工作 100% 的达到预期。因此,企业需要通过监察来提高人员过程质量意识,促进任务过程管理,提升管理水平。
三、Andawell 监察结构的变化
1、扁平化管理阶段
2009 年,随着公司人员和业务量的不断增加,大大小小的差错与问题逐渐显现出来,当时虽有制度要求,但缺少必要的指导性与约束力。究其根本,靠个人能力、靠自觉的初创时代已过去,口口相传的管理模式早已落后于公司的快速发展。管理者们开始思考“这样的工作质量与管理状态能让我们稳步走向卓越吗? Andawell 以民航维修起家,曾接受过行业内大大小小的审核与检查,既然已经意识到其必要性,为什么我们不能建立自己的监督检查机制呢”。于是,为了确保公司各项规章制度得以有效落实并贯彻执行,为了公司的良性运作与发展,为了始终保持在行业前列的企业品质,稽核部由此应运而生,承担起对公司各项工作进行监督检查的责任。
稽核部,直接对总裁负责,其目的是:监督检查公司各部门、各环节、各项工作贯彻落实各类规章制度要求,以此提高全员质量意识,确保维修质量,促进公司规范化管理,提高公司管理水平。在 Andawell 扁平化管理阶段中,质量监察也是扁平化的。由稽核部直接负责面向 Andawell 各二级公司各部门、各环节开展监察工作。
2010 年到 2013 年,从维修单位的质量体系稽核,到工作现场稽核,再到覆盖所有二级公司的质量体系稽核;从总公司各个部门的管理稽核到个案的专项调查。稽核部在不断扩大稽核范围的同时,也在不断结合公司发展需要调整方向与重点,从最初的是否严格按照制度执行,到执行的好不好,再到制度完不完善。
2、矩阵式管理阶段
2014 年,公司进行了组织机构改进,即在二级公司独立运营的基础上,增加矩阵式管理机构。因业务流程有所变化,质量监察也随之进行了相应的调整,对应三级业务流程、四十余册程序手册、十几个二级公司、几十个业务部门、几百名员工,监察主体和监察依据都发生了很大的变化。Andawell 负责监察的机构也调整为三级:总公司质量管理部、事业部质量管理部和二级公司质量管理室,分别负责全公司、事业部和二级公司监察的总体组织工作。同时,公司监察体系还纳入了总公司、事业部各职能部门,分别负责本部门分管业务序列的日常监察。由此,构成了 Andawell “横向行政监察 + 纵向业务监察”的矩阵式监察体系。
四、Andawell 监察的特点
1、训练有素的监察人员
Andawell 监察人员是训练有素且具备一定专业素养的。包括监察人员对企业文化的理解是否到位、对监察事项的了解是否全面、对管理流程的认知是否清晰等。换句话说,监察人员的监察水平,决定了最终监察工作对公司经营的管理贡献。
监察人员不局限于“符合要求”、“基本达标”的基线,应达到“力求完美的工作标准”。这就要求监察人员在工作过程中不仅要主动提高工作标准,也要提高监察标准。当发现有存在不按照质量体系标准、手册流程工作的情况,应对责任人进行严肃处理。当发现符合质量体系标准要求,但流程冗余、管理低效等情况,也应向归口部门提出优化建议,并对反馈情况、改进计划进行跟进。
2、落实检查单制度
日常性地、定期地对公司各项规章制度的执行情况、符合性、实效性予以监督检查,才能时刻提醒管理者及其全体员工坚持质量原则不松懈,第一次把事情做对。作为监察的有效手段,“检查单”的编制和执行,既能规范监察行为、统一监察标准、确保监察效果,其编制过程也是对流程要求的一次理解与巩固。同时,监察工作不应只局限于质量系统和监察部门,各个管理部门都应承担起各自业务归口范围内各项工作开展落实情况的督导监察责任,而各级管理者也都应成为自身管辖范围最有力的把关者。
3、追究到问题根源
监察人员在监察过程中注意做到全面、系统,收集完整的证据链来支撑最终的监察结果,其次监察人员具备足够的监察逻辑性,通过发现问题或现象追溯到根源。遇到问题时深入分析原因,不能盲目下结论,从问题的根源着手,研究对策。所有的监察问题,究其根源无外乎两个:一是执行人员问题,执行流程的人员能力不足或态度不端正,导致其无能力或无意愿执行流程;二是流程设计问题,流程设计逻辑不严谨,导致执行结果出现偏差。如果监察问题最终未能追溯到以上两点,就要考虑对监察的过程重新复盘。
4、制定严格、全面的奖惩制度
公平、公正的奖惩制度是提高员工积极性、降低工作差错的有效方式,同时也是对因非工作能力导致的工作差错的有效预防手段。违规必问责,尤其是对于首次违规者,必须严肃处理,起到警示作用。为了确保质量监察效果,公司将质量监察问题进行了全面梳理,总结出 I、II、III、IV 类共 300 余项《质量监察问题分类清单》,并按照不同问题等级,形成配套的处罚制度。通过全员培训《质量监察问题分类清单》,既促进全员对常见差错的学习和重视,提前预防工作差错,同时,也作为后续出现严重或典型监察问题时的处理依据。通过“前期预防,事后处罚”的形式,进一步促进工作改进、减少工作差错。与此同时,对于执行落实到位、不断改进提升的人和事,也给予足够的激励。
五、Andawell 监察的意义
监察工作随着公司组织机构的不断调整与发展壮大在不断的健全和完善,各职能部门、业务体系均形成了一套具备自身特色的检查单,搭建了一张独属于 Andawell 特 色 的 矩 阵 式 监 察 网 络。 时 至 今 日,Andawell 已在逐步的摸索与实践中,形成了能够覆盖企业研发、生产、管理全过程且全员参与的高质量监察管理模式,这使得各项规章制度得以有效落实并贯彻执行,提升了员工工作质量及产品质量,为 Andawell 的良性运作与发展,保证安全可靠的产品质量,始终处于行业前列提供了强有力的支撑。
六、Andawell 监察的持续改进
实际工作中,公司的各项管理是一个持续的过程,当完成一轮 PDCA 时,总会存在一些没有解决的问题或新发现的问题,这时,应该进行新的一轮 PDCA,这是PDCA 的持续循环。我们就是在 PDCA 不断的循环中持续改进,促使各流程符合体系要求并有效落地执行,这也是高质量监察管理的最终目的。
对于因流程设计导致的问题,制定流程改进计划,并对开展情况及效果进行监督和验证。对于未严格执行流程要求导致的问题,开展流程学习和培训。同时对此类问题进行举一反三、全面清查,以确保问题得以彻底整改。基于以上,Andawell 高质量监察管理保证各项流程要求正常执行,其他管理提升才有可能得以实现,从而做到不断精益求精、力求完美。