Andawell“高标准”的行政管理体系
发表日期：2025/05/14 10:57
一、传统企业行政管理概述、 传统企业行政管理概述
企业行政管理是公司管理的一个重要环节，承担着公司日常行政事务管理、部门沟通协调和后勤保障服务等职能，对企业的长远健康发展有着重要的作用。企业行政管理是公司的中枢神经系统，不仅明确了公司的组织框架和管理模式，还通过行政指令、规定、制度、奖惩等行政手段 , 实现公司正常运营。高标准的行政管理体系，在一定程度上能够提高企业的竞争力，所以，随着市场经济的不断发展和企业竞争的日趋激烈，如果能有效利用公司资源，健全和完善企业行政管理具有十分重要的意义。
1. 企业行政管理定义
企业行政管理，是指企业行政系统为了企业的生存与发展，依靠企业行政组织机构，按照企业的行政组织机构内部的隶属渠道，运用一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和，而我们通常所说的企业行政管理，一般特指“行政事务管理”，行政事务是指企事业单位内部的日常管理事务与各项服务。一般公司行政管理制度主要包括：会议管理、员工礼仪、档案管理、印章管理、工作纪律、公文管理、总务管理、车辆管理等。
2. 企业行政管理常见模式
企业行政管理模式是企业的骨架，是支撑企业运行的平台。只有管理模式的合理设计，才能保证各部门和各岗位优化设置，实现效率最大化。常见的有五种行政管理模式分别是：直线制、职能制、直线职能制、事业部制、矩阵式。
第一，直线制。直线制是最简单的组织架构，它一般使用在企业的初创期，它的典型特征是只设立了直线管理机构，而没有辅助和职能机构，组织中每一位主管或下属只对其直接下属管理或直接上级负责。（附图1）
直线制模式的优点：
① 适用于初级阶段的企业，比较简单实用；
② 管理有利于聚焦生产或者业务；
③ 管理机构简化，上下级关系明确，沟通效率高；
④ 有利于培养管理者的知识和技能的广度。
直线制模式的缺点：
⑤ 它无法适应企业的快速成长；
⑥ 缺乏专业的人去从事辅助和支撑的事情；
⑦ 管理者必须是全能型，对管理者的要求较高。
第二，职能制，是按职能来组织部门分工，即从企业总经理到员工，把承担相同职能的管理业务及其人员组合在一起，设置相应的管理部门和管理职务，它与直线制的主要区别是：设立了其他的辅助性的职能部门，并且这些部门对于业务部门也有管辖的权力，职能制模式适用于成长阶段的企业。（附图2）
职能制管理模式的优点：
① 能够培育强大的职能部门，帮助企业快速发展；
② 实现了专人做专事，有利于解决一些疑难的问题；
③ 能够减轻管理者的压力，减少管理者的工作量；
④ 能够降低企业的运行的风险；
职能制管理模式的劣势：
① 横向协调差。高度的专业化分工使各职能部门容易产生本位主义。
② 组织的高层领导负担往往较重。在职能制结构中，部门之间的横向协调只有高层领导才能解决，所以高层领导协调负担很重。
③ 容易出现多头管理的混乱状态。
第三，直线职能制。直线职能制是直线制和职能制的组合体。它既吸收了直线制和职能制的优点，又有效地规避了直线制和职能制的缺点。最主要的一个变化是，直线职能制不再允许职能部门直接管理业务部门，职能部门对业务部门只有参谋的权力，这样能够避免多头管理的出现。所以，直线职能制的组织架构也是目前企业管理中最常见的一种组织管理模式。（附图3）
直线职能制组织结构的优势：
它既保持了直线型结构集中统一指挥的优点，又吸收了职能型结构分工细密、注重专业化管理的长处，从而有助于提高管理水平和专业技术水平；有利于资源利用的灵活性与低成本。
直线职能制组织结构的缺陷：
① 各职能部门之间的横向联系较差，容易产生脱节和矛盾。
② 这种组织结构建立在高度的“职权分裂”基础上，各职能部门与直线部门之间如果目标不统一，则容易产生矛盾。
③ 信息传递路线较长，反馈较慢。
第四，事业部制，当企业业务部门变得复杂时，各不同的业务部门之间的差异越来越大的时候，就需要引入事业部制了。事业部制是将以前隶属于企业总部管理的各个业务部门，转变为开始独立核算、自负盈亏的事业部，即一个组织按业务类别分成若干个事业部。（附图4）
事业部制组织结构的优点：
① 总公司领导可以摆脱日常事务，集中精力考虑全局问题。
② 事业部制实行自主经营、独立核算，更能发挥经营管理的积极性。
③ 各事业部之间有比较、有竞争，有利于组织的发展。
④ 事业部内部的供、产、销等职能更容易协调。
⑤ 事业部领导要从事业部整体来考虑问题，有利于培养和训练全能型管理人才。
事业部制组织结构的缺点：
① 总部与事业部的职能机构重叠，构成管理人员浪费。
② 事业部实行独立核算，各事业部只考虑自身的利益，影响事业部之间的协作。
③ 由于科研资源的分散使用使得深层次研究活动难以开展。
第五，矩阵式，矩阵制管理模式是把按职能划分的部门和按产品（项目）划分的小组结合起来组成一个矩阵，员工既同原职能部门保持组织与业务上的联系，又参加项目小组的工作。矩阵制组织的特点表现在围绕某项专门任务成立跨职能部门的专门机构。这种组织结构形式是固定的，人员却是变动的，拥有中等规模和中等数量产品线的组织适宜采用矩阵结构。（附图5）
矩阵制组织结构的优点：
① 将组织的横向与纵向关系相结合，有利于协作生产和适应环境变化的需要。
② 针对特定的任务进行人员配置有利于发挥个体优势，集众家之长，提高项目完成的质量，提高劳动生产率。
③ 有利于打破部门的束缚，打破部门墙的影响；
矩阵制组织结构的缺点：
① 项目负责人的责任大于权力，没有足够的激励手段与惩治手段；员工面临双重的职权关系，容易产生无所适从和混乱感。
② 由于项目组成人员来自各个职能部门，当任务完成以后，仍要回原单位，因而容易产生临时观念，对工作有一定影响。
③ 耗费时间，需要频繁开会以讨论冲突解决方案。
传统企业行政管理模式优缺点
由于企业行政管理模式各有优缺点，每个管理模式的适用范围也不一样，所以我们经常看到好多企业的管理模式也不一样，各种管理模式在企业中都发挥了一定的积极作用，但同时也看到一些缺陷，针对传统企业的行政管理模式都有些共同的优点和不足。具体如下。
传统企业行政管理模式的优点：
① 为企业提供了各种管理框架的选择，起到了指导作用；
② 为企业提供了通用的基础管理制度参考，保障了企业行政管理基本工作的开展；
③ 起到了公司的日常业务管理、协调沟通、服务保障的职能；
④ 为公司进一步建立高标准的行政管理体系奠定了基础。
传统企业行政管理模式的不足：
① 全盘照搬党政机关行政管理模式。
目前我国企业行政管理的中，还存在着一些“机关作风”、“机关习气”较重的企业行政管理干部，他们完全不考虑企业的实际需要和企业行政管理的特点，全盘照搬党政机关行政管理模式，搞形式主义、表面文章，脱离实际、不讲实效，造成极大浪费，降低工作效率和员工士气，影响企业效益。
② 企业行政管理中存在“游击作风”。
在传统企业行政管理的中，存在完全凭主观意愿办事的“游击作风”，
企业中没有系统完整的规章制度、或无章可依，或有章不依，凡事完全看老板或各级负责人的当时意愿，一拍脑袋决定任何大小事项，严重影响工作效率和员工士气。
③ 企业行政管理人员时常脱离各部门实际。
企业行政管理还普遍存在一种现象，即企业行政管理人员对自己所在企业的业务不了解、不熟悉，管理时常脱离各业务部门实际，发布的规定不宜推行或根本无法推行，引起其它部门的反感和排斥。
④ 企业行政管理体系缺乏或欠缺
目前我国企业行政管理的关注点仍然较为集中在企业行政活动中的具体事务上，诸如办公室管理、文书档案管理、总务后勤管理等，没有考虑公司整体行政管理体系的建设完善。而正是企业行政管理部门围绕着一些具体的事务开展工作，造成企业行政管理体系缺乏，甚至可以说缺失。
二、Andawell行政管理体系建设的历程
安达维尔行政管理体系从公司初期到现在，经历了从无到有，从传统通用到全面完善细化的体系、再到高标准体系的转变，管理模式也从职能直线制到事业部制的转变。
2001年：安达维尔刚成立初期，没有行政管理部，综合部承担着行政管理的职能，当时的综合部还负责市场支持、采购订货、航材收发、人力管理、总务管理、安全管理、车辆管理等多种职能，除了和科研生产业务相关的不管外，其它都管。那时的行政管理体系也不健全、不系统，最初的行政管理制度也是照抄别家公司的制度，制度偏原则性要求，内容也和其他公司相似，比较通用。
2003年-2008年：市场部分离出去，综合部改为办公室（后更名“人力资源部”），主要负责人事管理、行政管理和后勤综合管理。
2007年：公司组织开始学习6S管理，在行政管理体系中增加了6S管理相关制度。
2008年：随着公司的发展，增设了行政管理部，行政管理从人力资源部分离出来开始专注行政管理，主要负责行政和后勤事务管理。开始细化制度，编制相关流程。
2008年：文体活动相关制度增加，后续不断的细化完善，增加了郊游、团建聚餐活、春秋季文体活动、年会、优秀员工旅游等制度。
2013年：灌输企业文化，在手册中增加了企业文化的管理制度，规定了企业文化宣传制度、公司VI视觉、宣传刊物等要求。
2016年：公司开始事业部管理，行政管理也开始集中制，分权管理模式。
2021年：学习《卓越绩效管理》八大体系重新梳理，完善了行政管理体系，统一了公司所有手册模板及要求，增加了以客户为中心和训练有素等章节，形成了公司所有手册管理规定，细化了编制、模板、修改、审批、报备等流程。所有程序都以PDCA流程进行管理。
2022年：学习高效会议管理、会议地图，完善了公司会议制度，形成了会议地图，及各种会议模板。
2024年：完善了印章管理制度，细化前置审批程序及相关记录的留存，优化审批，做到可追溯，落实主管领导知情并把关责任。
下面以6S管理、会议管理和印章管理为例介绍体系的建设过程：
1. 6S管理的方面：
公司刚成立初期，没有6S管理的概念，全靠领导要求，赵总要求办公环境整洁干净，要求桌面要整洁，要求所有工具手册要摆放整齐，要求航材和工具不能混放等，所有员工慢慢的养成一种习惯，要时刻保持自己的工作场所整洁。
随着公司的不断发展，员工也越来越多，全靠领导提醒检查不能顾及全部，公司引入了6S管理，学习6S管理书籍，前往国航总部参观学习，请老师来给全员培训，编写制度，实行定置图、清扫等，按理论开始僵化实行。
后来派人参观学习对标企业6S管理的方法，完善6S工作小组、6S打分模式、6S检查及改进、奖惩制度等，推动6S管理更好的落地；最后又学习精益管理和改善书籍及理论，结合6S管理和生产管理，为工作效率的提升，开始对公司的库房、生产现场等进行合理的布局。通过6S检查和互相交流学习，各单位的6S管理趋于日常化，体系通过不断的迭代细化，目前已经完善。
2. 会议管理方面：
公司初期会议制度并没有在手册中规定，只有周一一个例会，还有年会，都是全员参加，其他会议基本都是会议组织者临时通知，等公司发展到多个二级公司的时候，要求各个二级公司也要开例会，对其他的会议没做具体要求，随着细化管理要求各个部门要开晨会、总结会、质量分析会等等，这时开始完善会议管理制度了。早期的会议管理制度只规定了各种会议的名称和负责部门，和大部分企业用的制度一样，都是套用传统通用的制度。
后来学习了《卓越绩效管理》和《全面质量管理》，公司开始以客户为中心，完善细化八大体系，突出服务职能，细化了会议制度，随着公司事业部的发展，会议增多了，有二级公司各类会议、总公司各类会议、部门各类会议、职能部门各类会议，以前的会议制度很难描述清楚，各个公司开会的内容及模板也不一样，为了统一标准，公司开始调研学习蒙牛公司会议管理模式，开始学习会议地图，完善会议制度，制定各类会议的模板、各类会议的召开时间、组织者、召开形式等，为会议做了标准化规定，同时也减少了不必要开的会。
3. 印章管理方面：
早期的印章管理也是照抄通用制度，有的用印文件需要走审批手续，如合同、协议，有的文件直接拿去盖章了，如证明文件、法人签字等。随着公司法务制度的完善，开始完善细化用印，增加了各类用印审批手续，细化了印章管理制度，2017 年公司上市后，组织学习上市公司印章管理规范，要求对各类盖章文件严管，进一步细化了制度和流程，制度基本覆盖了所有的用印类型。随着各单位竞标项目越来越多，用章也多起来了，2023 年竞标中出现漏盖章的文件，导致失标，所以重新再梳理印章管理中的审批把关各环节的责任落实，进一步完善细化制度，增加用印前置审批程序，完善细化用印审批流程及用印单位领导的把关责任，做到所有用印文件有人把关，有人核对，对复杂文件要求有检查单、有前置审批手续，盖章文件真正做到盖章有依据、有登记、有存档、能追溯。
三、当前Andawell行政管理体系的框架说明
1. 公司行政管理体系的组织架构：（附图 6）
公司组织框架采用事业部制管理模式，建立以专业化管理和集分权管理为基础，实行矩阵形式的组织结构。
公司实施专业化管理最终目的是提高公司各种公共资源的使用效率和价值 , 提高公司经营过程和行为的管控能力。按职能专业化原则组织相应的部门 , 形成公司组织机构的主体。
公司实行集中政策、分权经营的集分权管理方针 , 是指二级公司在有效管控的原则下 , 使之具备开展独立经营所需能力 , 既充分授权 , 又加强监管。集权与分权相结合是公司保持统一性和灵活性的客观要求 , 是保证公司内部责、权、利平衡的要求。
公司建立矩阵形式的混合组织结构 , 是为了统一领导二级公司共性业务开发 , 以及公司各种公共资源整体调配和使用 , 即利于安达维尔品牌战略 , 又可避免二级公司执行相同功能时的浪费和低效率现象。
2. 行政管理部门的岗位分工及职责；
总部行政管理部总管全公司的行政管理工作，负责管理和监督各事业部及直管单位的行政工作，各事业部的行政管理部负责分管各自事业部及下属二级公司的行政工作，并向总部行政管理部汇报。
行政管理部设置部门经理，负责行政部全部日常管理工作和公司全部行政管理工作，下设行政专员，负责具体工作，由部门经理进行管理，涉及企业文化、6S 管理、会议保障、印章保管使用、对各单位的日常检查和行政日常具体工作等。
行政管理部下设总裁办，设置总裁秘书，负责总裁日常事务处理。
3. 行政管理体系的管理职能划分及相关工作程序等
行政管理体系职能包括：行政管理制度及流程建设，组织管理，总裁办事务，日常行政事务管理，法律事务管理，企业文化宣传，企业文化活动，训练有素及部门管理等。
相关程序有：行政管理策划，行政管理体系，行政管理以客户为中心的程序， 组织管理办法，子公司经营
管理要求，法定代表人授权委托书管理办法，会议监督检查协调，来访接待，走访调研，勤务管理，辅助决策工作制度，手册管理规定，公文管理制度，档案管理办法，工作计划管理制度，会议管理制度，高管办公会会议指引，证照管理制度，印章管理制度，合同管理制度，商业秘密管理制度，视觉形象识别系统管理制度，媒体媒介管理办法，书籍刊物管理制度，自媒体平台管理办法，展厅信息管理办法，宣传信息管理办法，6S 管理制度，员工工作礼仪，参观接待方法，培训管理，高标准的作业指导文件，训练有素的考核与评价和改进，管理干部工作事项清单，管理干部工作检查单。
四、Andawell公司行政管理体系的特点
1 行政管理体系全面完善，和行政管理相关的工作全部有流程指导、有制度规定，而且每年都要根据运行实际情况对程序进行持续改进，使得程序流程更好用，更加适合公司高效管理。通过检查不断发现流程问题进行完善， 也是每年部门管理的一项重要工作。如公司手册的管理，规定了所有手册的章节，制定了模板要求，包括手册编制，审批，更改，报备等都有流程要求。
制度的高标准：行政管理体系制度参考《卓越绩效管理》、《6S 管理》、《精益管理》、《企业行政管总监》、《高效会议管理》、蒙牛会议地图等大师级理论进行制定，对标标准高于同类企业，如：会议管理程序细
化到可落地可执行，且标准化，规定了各类会议文件的模版要求，制定了全公司的会议地图，为各类会议制定了要求和统一了模板，让开会事宜更高效，减少沟通成本。体现了我们会议管理的高标准要求。
所有的日常工作全部按工作程序制度进行，不像有些公司制度和实际两张皮。行政部具有监查职能，不定期会监查各单位行政工作开展情况，如没按手册制度执行会受到相应的处罚。
制度流程的审批严谨，严格落实责任的高质量要求。学习上市公司法务相关要求后，印章管理制度修改后对复杂文件用印要求有检查单，对重要用印文件要有前置审批程序，落实相关领导的责任，不单单是签个字就去盖章了，要严格审核盖章文件的正确性和规范性。
所有程序都按 PDCA 的模式开展，事前有计划、工作有方法，事后有检查，整改要到位，行政部或审计部会不定期审计各程序开展情况，如有问题要进行整改并关闭为止，确保各项工作开展符合公司要求。如：公司的6S 管理都是按照按计划检查、提出问题、进行奖罚、跟踪整改等 PDCA 循环，给管理工作提供了一整套有效的流程。
五、行政管理体系在Andawell公司经营中取得的意义
全面流程制度管理，使所有工作都有流程依据，大家做事更规范。
2 制度传承，为后来人提供了指引，免于走弯路，能更好的把公司先进的管理理念和经验传承下来。
3 制度的模板化、表单化使得沟通高效，行动一致，减少沟通成本。
4 高要求的 6S 管理，提升企业工作环境和形象，提高了企业的竞争了。
5 高标准的用印管理，减低企业风险，加强了各级领导把关责任。
企业文化的宣贯使得所有员工更能理解和掌握企业文化的精髓，更能按企业文化的理念去工作。
六、行政管理体系的持续改进
随着公司的迅速发展，内外部环境都在不断变化，行政管理体系也必须在不断的持续改进才能适应公司的发展。行政管理部每年进行对体系的检查，发现不适宜的程序作为第二年的改进计划，每年都会对体系进行修改、增加和删减，例如 24 年我们改进了印章管理、档案管理、组织架构等程序，正因为有这个不断持续改进的机制，公司的行政管理制度才越来越完善。行政管理后续要加强各级领导对行政管理重要性的认识，进一步健全企业行政管理体系，加强企业行政现代化管理水平，实现系统化、电子化、软件化的管理，提高效率。
